1 引言

随着社会经济的发展，各个行业的管理工作发生变化，信息技术的涌现对管理工作的优化提出了更高要求。就档案管理而言，传统的管理体系已经无法满足多样化要求，档案内容的增加、档案信息的建设、档案精细化查阅需求都离不开规范化体系的保障。所以处于信息化时代，档案管理人员需要树立创新理念，主动引入先进的管理思想，明确档案管理的具体规则，并在现代信息技术应用下建设档案管理规范化体系。本文即以档案管理为方向，分析构建档案管理规范化体系的重要性，并提出具体的构建策略。

2 构建档案管理规范化体系的重要性

档案记录、收集了大量的信息和事件，是人们了解、查询信息资源的重要途径。而档案管理即是对繁杂信息的管理，其中涉及档案资源信息的收录、档案价值的鉴定、档案编辑和研究以及档案的利用等内容。因为其承担着信息汇总以及信息查询等责任，构建规范化档案管理体系成为必要的需求。这不仅可以提升档案管理的质量，而且也可以高效率地为相关人员提供服务，更好地发挥档案管理的价值。在知识经济时代，网络和信息技术得到了广泛普及，任何管理活动

都需要大量的信息支持，而要快速获取信息必须要有规范、高效的模式来支持，档案管理中传统的人工模式不仅成本高，且管理效率低，要满足时代发展需求，必须要运用网络和信息技术优化档案管理体系，以对档案信息资料实施规范化和信息化的管理模式，使其迈入规范化行列。

规范化体系是指达到有章可循、明文规定的标准结构，档案管理规范化是在管理档案工作中，对于档案相关的内容、程序、质量等工作形成相应的制度和标准，以此为依据开展管理活动，保证最终取得理想的工作效果。对于任何企事业单位而言，档案管理规范化体系的建设无疑是自身发展的客观需求，通过规范化的管理，不仅可以强化信息化建设程度，完善自身的数据库，同时也可以为相关部门和人员提供更优质的信息支持和服务，使得档案信息资料得到有效应用。

3 档案管理规范化体系的构建路径

3.1 强化档案资源建设，提升档案管理服务效果

信息资源是档案管理的基础，要构建规范化档案管理体系，首先要加强信息档案资源建设工作。为了确保档案资源在收集、整理环节达到规范性和完整性，就需要建立相关的规范标准，以此为参照，在各个环节对档案进行重组。在档案管理初期，工作人员需要针对容量较大、内容复杂的档案资料重新组合处理，这意味着要分析档案信息间的关联性，分门分类进行组合。对于目录混乱、缺少页码、内容错乱的档案需按照目录、编码等详细的标准整理编著，从而确保重组后的档案达到规范性要求，在基础上优化档案资源，为后期提升档案管理效率奠定基础。要注意的是，按照各主体所处的位置与性质，著录工作的规范需要参照行业规则，并且以信息化建设管理为目标，以保证著录工作稳定开展。另外，档案管理在后期需要开展服务活动，提供资料的查询职能，为使计算机在检索中达到一定的质量和效率，档案管理部门需要以我国档案分类法规为条件，分类处理档案，使其具备规范化、便捷性且标准化的检索系统和程序[1]。

档案管理最终要提供资源共享、查询服务的职能，所以建设规范化管理体系过程中要充分结合单位本身的性质和需求，采用科学的管理模式，积极配合单位战略发展和研究需求。在档案管理工作中，根据需求和性质的不同，存在多种难点问题，从而影响了规范化体系的建设。因此，档案管理部门在遵循总体部署和要求的基础上，必须要求相关的工作人员进行管理业务的学习，全面掌握规范化标准要求，提升职业素养。同时，要严格规范档案管理人员对档案的收集、整理、鉴定、保管以及利用等活动，在管理执行环节上奠定扎实基础。最后，要针对档案管理事务，落实责任制度，对各个管理活动制定规范化标准，从而推进档案管理规范化体系的建设上升到新的台阶。

3.2 完善档案管理制度，有效维护档案规范体系建设

制度是档案管理规范化体系构建的根本保障，完善的制度可以让档案管理的各项工作有法可依、有章可循。所以，档案部门要根据现代发展需求完善档案管理制度规范体系，使这一管理工作具有详细、完整的执行标准，提升操作效果。从内容来说，规范化的档案管理制度体系包括了档案管理制度、档案工作相关规章、重点档案工作制度以及档案业务规范等，在各个大类之下又相应形成了细化的规则制度[2]。

文章来源：《果树资源学报》 网址: http://www.gszyxb.cn/qikandaodu/2021/0524/839.html